- SYGNALIŚCI
- Procedura zewnętrzna
Sygnaliści - Procedura zewnętrzna
Sygnalista zgłoszenia zewnętrzne
Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) Starostwo Powiatowe w Namysłowie swoje kompetencje w zakresie przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych zacznie realizować od dnia 25 grudnia 2024 roku.
Zgłoszenia zewnętrzne będą przyjmowane wyłącznie przez wskazane dane kontaktowe, które zostaną uruchomione 25 grudnia 2024 roku zgodnie z Zarządzeniem Nr 42/12/2024 Starosty Namysłowskiej z dnia 23 grudnia 2024 roku w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Starostwie Powiatowym w Namysłowie – złącznik do informacji.
Podmiotem upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa jest pracownik Biura Rady i Zarządu Powiatu Namysłowskiego w Starostwie Powiatowym w Namysłowie.
Szczegółowe informacje dla sygnalisty
1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:
- adres do korespondencji: Starostwo Powiatowe w Namysłowie, Plac Wolności 12 A, 46-100 Namysłów, z dopiskiem „Biuro Rady i Zarządu Powiatu Namysłowskiego- do rąk własnych”.
- adres poczty elektronicznej:
- tel. 77 4103 695 wew. 117.
Zasady przetwarzania danych osobowych, określa Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych w celu przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego oraz przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego na gruncie ustawy z dnia 14 czerwca
2024 r. o ochronie sygnalistów – określa załącznik nr 3 Zarządzenia Nr 42/12/2024 Starosty Namysłowskiej z dnia 23 grudnia 2024 r. w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Starostwie Powiatowym w Namysłowie do Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych
w Starostwie Powiatowym w Namysłowie.
Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych
Organ zachęca wszystkich pracowników do zgłaszania naruszeń prawa w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznej, o ile zgłaszający ocenia, że nie istnieje ryzyko działań odwetowych,
a sprawa może zostać skutecznie rozwiązana w ramach organizacji. Zgłaszanie naruszeń
w ramach kanału wewnętrznego:
- adres do korespondencji: Starostwo Powiatowe w Namysłowie, Plac Wolności 12 A, 46-100 Namysłów, z dopiskiem „Biuro Rady i Zarządu Powiatu Namysłowskiego- do rąk własnych”.
- adres poczty elektronicznej:
- tel. 77 4103 695 w. 117.
Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
W przypadku potrzeby kontaktu z Rzecznikiem Praw Obywatelskich, wszelkie zgłoszenia można kierować na adres:
Rzecznik Praw Obywatelskich
Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa
Telefon: (+48) 22 55 17 700
Adres mailowy
Załącznik Nr 1 do Zaradzenia Nr 42/12/2024 Starosty Namysłowskiej z dnia 23 grudnia 2024 r. w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Starostwie Powiatowym w Namysłowie. Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Starostwie Powiatowym w Namysłowie
§ 1. Postanowienia ogólne
1. Niniejsza Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Starostwie Powiatowym w Namysłowie określa zasady i tryb przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych oraz regulacje dotyczące ochrony sygnalistów obowiązujące w Starostwie Powiatowym w Namysłowie.
§ 2. Definicje
1. Przez użyte w niniejszej procedurze określenia rozumie się:
1) działanie następcze - działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
2) informacja o naruszeniu prawa - informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
3) informacja zwrotna - przekazana sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
4) naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub ma na celu obejście prawa;
5) osoba, której dotyczy zgłoszenie - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
6) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia - osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
7) ujawnienie publiczne - podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
8) zgłoszenie wewnętrzne - ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa;
9) zgłoszenie zewnętrzne - ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa,
10) Organ – Starostwo Powiatowe w Namysłowie.
§ 3. Role i odpowiedzialności
1. Za zapewnienie wdrożenia Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Starostwie Powiatowym w Namysłowie, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury odpowiada Starosta Namysłowska.
2. Starosta Namysłowska nadaje w formie pisemnej imienne upoważnienia pracownikom wykonującym czynności w ramach zewnętrznej procedury oraz odbiera od nich zobowiązania do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę prace.
3. Podmiotem upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa jest pracownik Biura Rady i Zarządu Powiatu Namysłowskiego w Starostwie Powiatowym w Namysłowie, który uprawniony jest do:
1) przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych,
2) kontaktu z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i - w razie potrzeby - zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu,
3) przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.
§ 4. Kanały zgłoszeń
1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie.
3. Zgłoszenie zewnętrzne ustne może być dokonane:
1) za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej w formie rozmowy telefonicznej pod numerem telefonu: 77 4103 695 wew.117 i dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez podmiot, o który mowa w § 3 ust. 3 niniejszej procedury. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
2) na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego
w terminie 14 dni od dnia otrzymania ww. wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez podmiot, o który mowa w § 3 ust. 3 niniejszej procedury. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
4. Zgłoszenie zewnętrzne pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.
5. Wzór formularza zgłoszeń zewnętrznych stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury.
6. Zgłoszenia zewnętrzne, o którym mowa w ust. 4 mogą być zgłaszane poprzez dedykowane, poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w Starostwie Powiatowym w Namysłowie, tj. za pomocą:
1) poczty elektronicznej na adres: ;
2) przesyłki listowej adresowanej na adres: Starostwo Powiatowe w Namysłowie,
Pl. Wolności 12 A, 46-100 Namysłów z dopiskiem „Biuro Rady i Zarządu Powiatu Namysłowskiego- do rąk własnych”.
§ 5. Zgłoszenie zewnętrzne
1. Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać w szczególności:
1) dane sygnalisty, tj. imię i nazwisko, adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej i numer telefonu – numer telefonu jest wymagany w przypadku wybrania poczty elektronicznej jako adresu kontaktowego,
2) datę i miejsce sporządzenia,
3) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię i nazwisko, stanowisko, miejsce pracy,
4) opis nieprawidłowości oraz ich daty,
2. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
3. Zgłoszenia zewnętrzne rejestrowane są przez podmiot, o którym mowa w § 3 ust. 3 niniejszej procedury, zgodnie ze wzorem rejestru określonym w załączniku nr 2 do niniejszej procedury.
4. Informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych i pozostają bez rozpoznania.
5. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
§ 6. Tryb postępowania ze zgłoszeniami
1. Podmiot, o którym mowa w § 3 ust. 3 niniejszej procedury, po uzyskaniu zgłoszenia o którym mowa w § 5 niniejszej procedury, potwierdza jego otrzymanie w terminie 7 dni, następnie dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu:
1) czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa,
2) czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Organu.
2. W przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Organu, podmiot, o którym mowa w § 3 ust. 3 niniejszej procedury ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych i przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych oraz informuje o tym sygnalistę.
3. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu.
4. Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia nie przesyła się.
5. W przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Organu, podmiot, o którym mowa w § 3 ust. 3 niniejszej procedury rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne.
6. Podmiot, o którym mowa w § 3 ust. 3 niniejszej procedury może zwrócić się do sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu, wykorzystując adres do kontaktu.
7. W przypadku stwierdzenia naruszenia prawa, podmiot, o którym mowa w § 3 ust. 3 niniejszej procedury podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności.
8. Podmiot, o którym mowa w § 3 ust. 3 niniejszej procedury nie podejmuje działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. O fakcie tym informuje się sygnalistę, podając uzasadnienie,
a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
9. Podmiot, o którym mowa w § 3 ust. 3 niniejszej procedury przekazuje sygnaliście informację zwrotną o podjętych działaniach na podany adres do kontaktu w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach – w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
§ 7. Ochrona danych osobowych
1. Organ gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:
1) uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,
2) zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
2. Dane osobowe sygnalisty, osób wymienionych w treści zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, podlegają ochronie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
3. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane,
a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że dane te nie mają znaczenia dla sprawy.
4. Dane osobowe zawarte w przekazanym zgłoszeniu będą przechowywane przez okres prowadzenia postępowania wyjaśniającego, a po jego zakończeniu przez czas niezbędny do usunięcia konsekwencji ustalonych nieprawidłowości i pociągnięcia do odpowiedzialności osób zaangażowanych w zidentyfikowane działania, gdyby wymagały tego przepisy prawa powszechnie obowiązującego, nie krócej jednak niż 3 lata od dnia dokonania zgłoszenia.
5. Dostęp do danych osobowych sygnalisty, osób wymienionych w treści zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie mają tylko osoby do tego upoważnione. Zapewnia się ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
6. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, podlegają ujawnieniu tylko i wyłącznie za jego wyraźną zgodą.
7. Przepisu ust. 5 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
8. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
§ 8. Ochrona sygnalisty
1. Sygnaliście zapewnia się całkowitą poufność co do wszystkich informacji przekazanych w zgłoszeniu.
2. Warunkiem objęcia ochroną jest działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych podstaw, by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1 podejmuje się działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie prowadzenia działań następczych, jak i po ich zakończeniu, z zastrzeżeniem §10 ust.1 niniejszej procedury.
4. Działania, o których mowa w ust. 3 obejmują przede wszystkim:
1) ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób posiadających pisemne upoważnienie w ramach działań następczych;
2) zapewnienie poufności tożsamości sygnaliście oraz osobie wskazanej w zgłoszeniu.
5. Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa.
6. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia.
§ 9. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych
1. Podmiot, o którym mowa w § 3 ust. 3 niniejszej procedury:
1) prowadzi rejestr zgłoszeń zewnętrznych,
2) jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
2. Wpisu do rejestru zgłoszeń zewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia zewnętrznego.
3. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych obejmuje:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia prawa;
3) datę dokonania zgłoszenia;
4) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
5) informację o podjętych działaniach następczych;
6) informacje o niepodejmowaniu dalszych działań, w przypadku określonym w § 6 ust. 8
niniejszej procedury;
7) informację o wydaniu zaświadczenia;
8) datę zakończenia sprawy;
9) szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia - o ile Organ posiada te dane.
4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 10. Obowiązek informacyjny
1. Sygnalistę należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne w razie postępowania sądowego, przygotowawczego i sądowo - administracyjnego.
2. Osobom, których dane osobowe są przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych, należy przekazać szczegóły dotyczące tego przetwarzania, zgodnie z art. 14 RODO, chyba że istnieje możliwość odstąpienia od tego obowiązku. Wzór klauzuli informacyjnej stanowi załącznik nr 3 do niniejszej procedury.
§ 11. Obowiązek sprawozdawczy
1. Podmiot, o którym mowa w § 3 ust. 3 niniejszej procedury za każdy rok kalendarzowy sporządza sprawozdanie zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych, obejmujące:
1) liczbę przyjętych zgłoszeń zewnętrznych;
2) liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań;
3) szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego - o ile organ publiczny posiada te dane.
2. Dane statystyczne, o których mowa w ust. 1, nie obejmują danych osobowych ani informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
3. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, podmiot, o którym mowa w § 3 ust. 3 niniejszej procedury, przekazuje Rzecznikowi Praw Obywatelskich w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane.
4. Co najmniej raz na 3 lata dokonuje się przeglądu procedury zgłoszeń zewnętrznych.
§ 12. Organ publiczny umieszcza informację dla sygnalistów na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej.
§ 13. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
§ 14. Postanowienia końcowe
Procedura niniejsza wchodzi w życie z dniem 25 grudnia2024 roku.
załączniki: